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V先生のGTD/RTM講座入門編イントロダクションの心構えまとめ

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写真と本文は関係ありません(Photo taken by id:Voluntas)。

…の前に、僕の問題まとめ

もともとGTDに関心がないわけじゃない。2006年にRTMのアカウントをとっていた(形跡があった)し、新卒で就職してからはタスクの取りこぼしに本気で悩んだ時期もあった。「ホントにどうにもならないなら病院とか行ってみたら」などと言われたりした。持ち前の内弁慶から当然行かなかったけど。
Rhodiaのちっさなメモ帳とか、B5ノートとかいろいろ試してみたけど結局失敗したのですよ。ChangeLogだって試してみた。それでも取りこぼしは発生した。よくない。いろいろな方法を試してそれでも失敗してきたのは、気持ちの問題が一番大きい。「ツールの力なぞ借りなくても自己管理くらいは自分でできらぁ」「嫌な仕事はさっさと忘れたいから管理しない」など。
原因はいくつかある。

  • 短時間で実現可能な粒度にまでなかなか分割できない
    • たとえば、「一ヶ月で●●書を書く」といったレベルでは書けるが、その内容は工程が進むにつれてブレークダウンしていかなければならない。なかなか上手く出来ないし、一旦ブレークダウンした後で手戻りが発生して書き直すのが手間になってしまう
  • TODOリストに残っている嫌な仕事ウンザリするタスクを毎日見るのがイヤでレビューをやめて、いつの間にかGTDそのものをやめてしまった (link)
    • こればっかりは重症

といったところでブツブツ言ってたらV先生が拾って入門のための心構えを教えてくれたので、いろいろ教えてもらった内容のまとめ。以下のまとめは、V先生のありがたい教えを私なりに記録し、噛み砕いて書いたものです。脚色や誤解などが含まれているおそれがありますので、用法・用量を守って正しく服用してください。

そういうわけでRTMの前準備

  1. RTMのアカウントをつくる
  2. これまで持っていたタスクリストを全てRTMに集約しておく
    1. タグを入れたりとかヘンに分類したりとか余計なことはしない
    2. 下手くそなんだから余計なことするな
    3. 全部inboxに入れろ
  3. iPhoneアプリAndroidアプリを入れておく*1(むしろWebはオマケ)

基本的なルーチン

  1. 朝、通勤電車の中で15分のタスクレビューを行う。15分で終わらせること
    1. 前日にこなしたタスクの復習。終わっていたら完了にしてよい。派生タスクがないか点検
    2. 前日にメモったタスクの追加。正確な日本語で簡潔に。締切りとか余計なことはよっぽど重要でない限り入れない。
    3. 本日こなす予定のタスクの予習。一日のスケジュールとか、その先の予定もちょっとイメージできていればモアベター
    4. 全てのタスクをレビューすること。
    5. レビュー中に思いついたらタスクを即追加すべし。
  2. 仕事中はRTM見ない
    1. 仕事してたらそんなヒマないでしょ
    2. 湧いたタスクをすぐに追加しない。紙(手帳、Post-it*2)で十分
  3. はじめに戻る

Q&A

  • Q. 先生、「設計書をかく」「バグをとる」とかざっくりしたことしか書けなくてタスクが大きいのでいつまで経っても終わりません!
    • A. 細かいタスクに分割できたら、したらいいんじゃないの
  • Q. 先生、大きなタスクは書けたのですが、細かいタスクに分割できません!
    • A. 分割したくなったらすればいいよ〜
  • Q. 先生!やっぱり優先度付けしたらいいと思うのですが
    • A. 優先度もつけない。余計なことしない
      • ただし、タグで分類して関連付けする。縦軸がtags, 横軸がプロジェクトとか日付。グルーピングするのがキモ
      • 慣れてきたら、スマートリストでタグ管理すると便利
  • Q. 先生!レビューが一番大事というのは分かったのですが、いやな仕事ばっかりがリストに残ってしまって悲しいです!挫けそうです!!
    • A. 放置すればいいんじゃない?いかにやらなくていい仕事がないかを考えながらレビューしなさい。
  • Q. 先生っ!! 仕事してるとタスクが増えていくので、仕事中でもタスク追加したいんですけどっ!!
    • A. タスクの追加は朝だけにしなさい。RTMは絶対じゃない、忘れそうならPost-itや手帳でしのぐ(翌朝には必ず追加すること)んだよ。PC離れてるときも多いでしょ?
  • Q. タスクがたまりすぎて、朝のレビューが15分じゃ終わらないんですが…
    • A. レビューに以上かけてはいけません。レビューに15分以上かかる量の仕事がたまっているということは破綻しているということ。そもそもタスクレビューやGTDでは解決できないので、抜本的な改善が必要だよ。
  • Q. 先生、嫌な仕事ばっかり残るのでレビューしたくありません…
    • A. そこは最低ライン。毎朝のレビューだけはやめてはいけません。他はどうなってもいいから、レビューだけはきちんとやりなさい。レビューしないなら、タスク管理をやる資格はありません。半年ROMってください。
  • Q. 先生、やっぱり出来る人ほどきちんとしたタスク管理方法論が完成されているのでしょうか?
    • A. タスク管理ができてないからタスク管理の方法を勉強することに意味があるんですよ。できない人こそタスク管理が必要なんです。ツールを使いこなしてタスク管理をできる人をすごいと思ってはいけません。そういう人は、できてないからツールを頼っているんです。
      • あなたも、できないことを認めて、タスク管理「くらい」は始めてみなさいよと。その最低条件がレビュー
  • Q. 先生、できない子ほどかわいいってことですね?!
    • A. そうは言ってませんが、できないからタスク管理しているという意識をもつことが大事です。できないくせに高機能なタスク管理ツールばっかり求めている人がいますが、みっともないのでやめましょう。
  • Q. 先生、リストとかいう便利そうなヤツがあるんですが使ってみたほうがよいでしょうか??
    • A. リストとか色気出すから失敗する。余計なこと考えずに全てのタスクを毎日レビューすることから始めろっっっっっっ!!!!
  • Q. 先生、プライベートなことと、会社の仕事の内容を分けて扱いたいのですが?!
    • A. タスクにプライベートも仕事もないっ!!!甘いこと吐かしてんじゃねえよこのヒヨッコがぁあああ
    • A. タグを使えばよいのですよ。 life, work, babyなどとつけていけばいい。それで分けれるでしょ?inboxで一覧することが大事なんです。

重要なこと

  • ウェブのRTMを捨てる。メインは携帯 - iPhone or Androidを使え
  • 朝で必ず終わらせる。把握できないことはやらない
  • 「朝のうちに今日やることを認識するのが修行」「便利なツールを捨てるための努力をするわけだし、なんかツールに頼るのがかっこいいんじゃない」
  • なんもないのにタスク管理出来てる状況が理想
  • 自分に合うタスク管理術は自分にしか分からない
    • 方法論に引っ張られてはダメ、その意識をもつことがRTMからの卒業になる
    • 依存ではなくて卒業
  • 大切なのは最初のきっかけ
    • それがRTM+レビュー。最終的には、自分なりのタスク管理術を作っていって運用することがゴール
    • 「向いてないかもしれないじゃん。さっさと向いてる素敵な方法に変えなよ。レビューが嫌いならレビューしなくてすむ方法を考えないとだめだし結局十人十色」「できる人はそれを知ってて自分なりの方法を持ってる」
  • まとめると「朝15分、スマートフォンで全てのタスクをレビューすること」

ちょっとしたコツ

  • タスクレビューが終わったらそのタイミングでTweetするのがよい。やらなくなると自他ともにすぐバレるので、それがモチベーションになる。やってるんだ!というアピールにもなるし、それで周囲のサポートが得られることもある。
  • 最初は頼って監視してもらってもいいから、だんだん頼らなくなっていけばいい
  • かしこまってやると失敗する。気合いを入れてはいけない。レビューは適当に。ただし全部ね
  • 出来ない子なんだから完璧にやろうとしてる時点でおかしい
  • そんな簡単に人生変わりません*3
  • つまり、がんばらない

なぜ朝やるのか

  • 終わっている仕事から派生の仕事が思い浮かぶ可能性が高い
  • 仕事ってのは単発じゃない
  • レビュー中に思いついたら即add。何をするのかを日本語で明確に
  • そもそも生活を見なおせ

出発点は「忘れてしまう」か? No

  • 「タスクを上手くまわして時間をつくる」ことがゴール
  • タスクをRTMに書いてさえおけばいい、というのはUSO800
  • 書いてあるのをレビューして意識することが大切(それを習慣付けすることもね!
  • タスク管理し始めるひとのよくないところ
    • 「自分はもっと(タスク管理)できるはずなのになぜだ」っておもうところ
    • できないことを認めよう
    • ツールさえあれば解決するわけじゃない(プログラマこそそれを忘れがちw
    • 大切なのは、自分の意識・習慣を育てること。ツールはそのための補助に過ぎない

…入門編はここまで。上級編まであるらしいです。

やりたいことを書いておくのもいい。「やりたいことを毎日レビューする感覚を味わってほしい」

おまけ

V先生はもうRTMを使っていないそうで、タスク管理もやっていないらしい。それでも、仕事やチケットの取りこぼしもない。やりたいことだけメモしているとのこと。GTDやタスク管理はあくまで手段というか矯正具であって、本当はそれがなくても生活や仕事が回っていくことがゴール!それを忘れて依存してしまっては結局意味が無いのです。
最終的に、2週間レビューしないで、タスクが全部終わっていて取りこぼしがないことを確認したら、GTD/RTMを卒業してよい。なんもなくてタスク管理できるのが一番かっこいい。

*1:どのアプリも有料で$25/yearだけど、無料の試用期間が2週間あるのでとりあえずそれで使ってみる。2週間経って価値があるなら買えばいいし、機能が多すぎると思ったら似たような無料アプリを探せばいい。ほしい機能は、タスクを一覧できること、タグ付けできること、終了したらリストからよそに移せること、くらい。それだけあれば俺らレベルは十分

*2:先生はPost-it派だそうです

*3:GTDで彼女ができてお金持ちになりました!!なんてことはないww